Die Rechnung, die Sie Ihrem Kunden stellen, ist nicht nur für Ihre Unterlagen wichtig, sondern sie ermöglicht Ihrem Kunden den Abzug der Umsatzsteuer, die Sie ihm in Rechnung gestellt haben (sog. Vorsteuer für den Kunden). Voraussetzung hierfür ist eine Rechnung, die alle Pflichtangaben enthält. Zur Erstellung einer solchen Rechnung sind Sie aufgrund des mit Ihrem Kunden geschlossenen Vertrags verpflichtet.

Dieses Merkblatt zeigt Ihnen, worauf Sie bei der Rechnungslegung achten sollten.

Alles auf einen Blick: Im Mandanten-Merkblatt sind den einzelnen Pflichtangaben der Rechnung Nummern zugeordnet. Diese Nummern finden Sie in der Muster-Rechnung am Ende des Merkblatts wieder.

I.     Pflichtangaben in der Rechnung

1. Angabe Ihres Namensj

Sie müssen als leistender Unternehmer und Rechnungsaussteller Ihren vollständigen Namen angeben. Betreiben Sie kein Einzelunternehmen, führen Sie eine Personengesellschaft (z.B. GbR oder OHG) oder eine Kapitalgesellschaft (z.B. UG oder GmbH), muss der Name der Gesellschaft in der Rechnung genannt werden.

2. Angabe Ihrer Anschriftk

In der Rechnung muss außerdem Ihre vollständige Geschäftsanschrift bzw. bei Gesellschaften deren Geschäftsadresse angegeben werden. Unter dieser Anschrift müssen Sie postalisch erreichbar sein; es muss nicht die Anschrift sein, unter der Sie Ihre wirtschaftliche Tätigkeit ausüben[1].

3. Name und Anschrift Ihres Kundenl

Die Rechnung muss an Ihren Kunden gerichtet werden und dessen Namen sowie (Geschäfts-)Anschrift enthalten; denn er ist der Leistungsempfänger, der die Vorsteuer geltend machen will. Ist Ihr Kunde eine Personengesellschaft (z.B. GbR oder OHG) oder Kapitalgesellschaft (z B. UG oder GmbH), muss die Rechnung an die Personen- bzw. Kapitalgesellschaft gerichtet sein.

4. Angabe der Steuernummer oder
Umsatzsteuer-Identifikationsnummerm

In Ihrer Rechnung müssen Sie entweder Ihre Steuernummer oder Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer angegeben.

5. Rechnungsdatumn

Ihre Rechnung muss ein Rechnungsdatum (Ausstellungsdatum) ausweisen. Dies ist der Tag, an dem Sie die Rechnung erstellen. Sofern Sie eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer haben, sollte aus Datenschutzgründen eher diese anstatt der Steuernummer verwendet werden.

6. Fortlaufende Rechnungsnummero

Weiterhin müssen Sie eine fortlaufende Rechnungsnummer verwenden, damit das Finanzamt sicherstellen kann, dass die Rechnung nur einmal erstellt worden ist. Statt fortlaufender Nummern können Sie auch Nummernkreise für zeitlich, organisatorisch oder geografisch abgegrenzte Bereiche bilden.

Beispiel: U fängt jedes Quartal mit der Rechnungsnummer 1 an, fügt aber je nach Quartal eine I, II, III oder IV sowie das Jahr hinzu.

7. Bezeichnung der erbrachten Leistungp

Sie müssen die von Ihnen erbrachte Leistung in der Rechnung bezeichnen: Bei einer Warenlieferung müssen Sie die Art, d. h. die handelsübliche Bezeichnung und Menge der gelieferten Waren angeben.

Bei einer sonstigen Leistung (Dienstleistung) müssen Sie den Umfang und die Art Ihrer Leistung konkret bezeichnen. Allgemeine Beschreibungen wie „Beratung“ oder „Handwerkerarbeiten“ reichen nicht aus.

Ist eine Leistungsbeschreibung in der Rechnung zu umfangreich, können Sie stattdessen in der Rechnung auf andere Geschäftsunterlagen, z.B. auf den zugrunde liegenden Vertrag, verweisen, in dem die Leistung genau beschrieben wird.

8. Zeitpunkt der Leistungq

Weiterhin müssen Sie in der Rechnung den Zeitpunkt nennen, an dem Sie Ihre Leistung erbracht haben. Dabei genügt die Angabe des Monats, in dem die Leistung ausgeführt worden ist. Der Zeitpunkt der Leistung ist bei Lieferungen der Tag der Warenlieferung und bei sonstigen Leistungen wie z. B. Handwerkerleistungen der Tag der Vollendung. Erstreckte sich die Leistung über mehrere Monate oder Jahre, genügt die Angabe des gesamten Leistungszeitraums (z.B. von Mai bis Oktober 2024).

Erstellen Sie Ihre Rechnung noch am Tag Ihrer Leistung, genügt der Hinweis: „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“. Bei Lieferungen kann die Angabe des Leistungszeitpunkts nicht durch die Beifügung des Lieferscheins ersetzt werden; allerdings genügt der ausdrückliche Verweis in der Rechnung auf den Lieferschein, wenn sich aus dem Lieferschein das Lieferdatum ergibt.

9. Entgeltr

Das Entgelt ist der Nettobetrag, also ohne Umsatzsteuer. Haben Sie Leistungen zu unterschiedlichen Steuersätzen (19 % und 7 %) erbracht, müssen Sie das Entgelt nach den Steuersätzen aufteilen.

Sofern Sie ein Skonto gewähren, genügt die Angabe des Skontosatzes wie z.B. „2 % Skonto bei Zahlung bis zum …“; den genauen Skontobetrag müssen Sie nicht ausweisen. Besteht eine Bonus- oder Rabattvereinbarung, genügt in der Rechnung der Hinweis auf diese Vereinbarung. Beispiel: „Es gilt unsere Bonusvereinbarung vom …“.

10. Steuersatz und Steuerbetrags

Sowohl der Steuersatz (19 % oder 7 %) als auch der Steuerbetrag, also die sich ergebende Umsatzsteuer, müssen in der Rechnung ausgewiesen werden. Bei unterschiedlichen Steuersätzen müssen Steuersatz und Steuerbetrag sowohl für die Umsätze zu 7 % als auch für die Umsätze zu 19 % jeweils getrennt genannt werden.

Haben Sie eine umsatzsteuerfreie Leistung erbracht, müssen Sie in der Rechnung auf die Steuerbefreiung und den Grund für die Steuerbefreiung hinweisen, z.B. durch den Hinweis „steuerfrei wegen Vermittlung von Versicherungen“ oder durch die Angabe des Paragrafen, aus dem sich die Steuerbefreiung ergibt.

Auf die ermäßigten Steuersätze aufgrund der Coronapandemie wird verwiesen.[2]

II. Besonderheiten

1. Anzahlungen

Haben Sie mit Ihrem Kunden eine Anzahlung vereinbart und stellen Sie hierüber eine Rechnung aus, gelten die gleichen Grundsätze wie im Abschn. I. Nur den Zeitpunkt der Leistung brauchen Sie noch nicht anzugeben, weil er noch nicht feststeht.

Jedoch müssen Sie in der Rechnung angeben, dass Sie die Leistung noch nicht erbracht haben, z. B. durch die Angabe „Anzahlung“. Zudem müssen Sie den Monat der Vereinnahmung des Entgelts angeben, falls dieser Zeitpunkt feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung übereinstimmt.

Bei der Erstellung der Schlussrechnung müssen Sie darauf achten, dass Sie sowohl die bereits erhaltenen Anzahlungen abziehen, und zwar sowohl die bereits vereinnahmten Nettobeträge als auch die bereits vereinnahmten Umsatzsteuerbeträge. Auf diese Weise vermeiden Sie einen doppelten – und damit unberechtigten (einmal in der Anzahlungsrechnung und ein weiteres Mal in der Schlussrechnung) – Ausweis der Umsatzsteuer, die Sie ansonsten an das Finanzamt abführen müssten, obwohl Sie sie nur einmal vom Kunden erhalten haben.

2. Kunde als Steuerschuldner ™

In bestimmten Fällen schuldet Ihr Auftraggeber die Umsatzsteuer, z.B. wenn Sie Bauleistungen an einen anderen Bauunternehmer oder Gebäude- und Fensterreinigungsleistungen an ein anderes Reinigungsunternehmen erbringen. Man spricht hier vom sog. Reverse-Charge-Verfahren.

Die Steuerschuldnerschaft für Bauleistungen geht auf Ihren Auftraggeber über, wenn dieser selbst nachhaltig Bauleistungen erbringt; bei Gebäude- und Fensterreinigungsleistungen geht die Steuerschuldnerschaft auf Ihren Auftraggeber über, wenn dieser nachhaltig Gebäude- und Fensterreinigungsleistungen erbringt. Die Nachhaltigkeit kann Ihr Auftraggeber anhand einer Bescheinigung des Finanzamts nachweisen: Sobald ihm das Finanzamt eine Bescheinigung erteilt hat, dass er nachhaltig Bauleistungen bzw. Gebäude- und Fensterreinigungsleistungen erbringt, ist er zur Abführung der Umsatzsteuer verpflichtet. Dies gilt auch dann, wenn er Ihnen die Bescheinigung nicht vorlegt. Ihr Auftraggeber hat daher kein Interesse daran, Ihnen die Bescheinigung zu verschweigen.

Der Übergang der Schuldnerschaft auf Ihren Auftraggeber hat zur Folge, dass er die Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen muss. Trotz der Schuldnerschaft Ihres Auftraggebers bleiben Sie aber zur Ausstellung einer Rechnung verpflichtet, die die im Abschn. I genannten Pflichtangaben mit Ausnahme des Steuerbetrags und Steuersatzes (Abschn. I, 10) enthalten muss. Zusätzlich müssen Sie in der Rechnung darauf hinweisen, dass der Rechnungsempfänger, also Ihr Auftraggeber, die Umsatzsteuer schuldet. Hierfür ist folgende Formulierung vorgeschrieben: „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“.

3. Kleinbetragsrechnungen

Liegt der Gesamtbetrag Ihrer Rechnung nicht über 250 €, genügen Angaben zu Ihrem Namen und Ihrer Anschrift (s. I, 1), zum Rechnungsdatum (s. I, 4), zur erbrachten Leistung (s. I, 6) und zum Steuersatz bzw. zu einer etwaigen Steuerbefreiung (s. I., 10). Der Bruttobetrag kann dann in einer Summe genannt werden, so dass eine Aufteilung in Entgelt (Nettobetrag) und Umsatzsteuer nicht erforderlich ist. Auch der Name und die Anschrift Ihres Kunden muss in der Rechnung nicht genannt werden.

4. Hinweis auf Aufbewahrungspflicht

Haben Sie eine Bauleistung entweder an eine Privatperson (Nicht-Unternehmer) oder an einen Unternehmer für dessen Privatbereich erbracht, müssen Sie in der Rechnung darauf hinweisen, dass Ihr Kunde die Rechnung zwei Jahre lang aufbewahren muss. Ein Doppel der ausgestellten Rechnung muss aber in jedem Fall zehn Jahre selbst aufbewahrt werden.

5. Rechnungsberichtigung

Eine Berichtigung kann auf das ursprüngliche Rechnungsdatum zurückwirken und so die Entstehung von Nachzahlungszinsen verhindern. Die Rechnung muss aber für eine rückwirkende Berichtigung auch berichtigungsfähig sein. Dazu muss sie die folgenden Bestandteile aufweisen:

Angaben zum Rechnungsaussteller, Angaben zum Rechnungsempfänger, eine ausreichende Leistungsbeschreibung, das Entgelt für die ausgeführte Leistung sowie die gesondert ausgewiesene Umsatzsteuer[3].

Eine Rechnungsberichtung kann entweder durch die Ergänzung der fehlenden Angaben oder aber durch eine Storno­rechnung und eine vollständige Neuausstellung der richtigen Rechnung erfolgen.

Rechtsstand: 09.06.2024

Alle Informationen und Angaben in diesem Mandanten-Merkblatt haben wir nach bestem Wissen zusammengestellt. Sie erfolgen jedoch ohne Gewähr. Diese Information kann eine individuelle Beratung im Einzelfall nicht ersetzen.

Rechnung für den Fall, dass der Leistungsempfänger Steuerschuldner ist (s. II. 2.)

[1] Abschn. 14.5 Abs. 2 Satz 5 UStAE; BMF-Schreiben v. 7.12.2018 – III C 2 – S 7280-a/07/10005 :003; EuGH, Urteil v. 15.11.2017 – C-374/16 und C-375/16 [ZAAAG-62440]; BFH, Urteile v 13.6.2018 – XI R 20/14; v. 21.6.2018 – V R 25/15 und V R 28/16; v. 5.12.2018 – XI R 22/14.

[2] BMF: Ergänzung zum BMF-Schreiben v. 30.6.2020 über die befristete Absenkung des allgemeinen und ermäßigten Umsatzsteuersatzes zum 1.7.2020 und zu deren Anhebung zum 1.1.2021 (BMF, Schreiben v. 4.11.2020 – III C 2 – S 7030/20/10009 :016); [2] Drittes Gesetz zur Umsetzung steuerlicher Hilfsmaßnahmen zur Bewältigung der Corona-Krise (Drittes Corona-Steuerhilfegesetz) v. 17.3.2021 (BGBl 2021 I S. 330). [2] Viertes Gesetz zur Umsetzung steuerlicher Hilfsmaßnahmen zur Bewältigung der Corona-Krise (Viertes Corona-Steuerhilfegesetz) v. 22.6.2022 (BGBl 2022 I S. 911).

[3] BMF, Schreiben v. 18.9.2020 – III C 2 – S 7286-a/19/10001 :001.