Die Kleinunternehmerregelung ist eine besondere Besteuerungsform im Umsatzsteuerrecht. Sie bietet vor allem Unternehmen zu Beginn ihrer Tätigkeit und kleineren Unternehmen allgemein eine Reihe von steuerlichen und administrativen Vorteilen. Die Anwendbarkeit ist insbesondere an das Unterschreiten von bestimmten Umsatzgrenzen geknüpft. Anderweitige persönliche oder sachliche Voraussetzungen bestehen nicht.

Stehen Sie am Beginn Ihrer Selbständigkeit, sollte die Anwendung der Kleinunternehmerreglung in Betracht gezogen werden. Erforderlich ist dann vor allem das Aufstellen eines Businessplans unter Einbeziehung von prognostizierten Umsätzen und deren steuerlichen Folgen. Der Finanzverwaltung müssen Sie im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung mitteilen, ob Sie die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen. Was genau zu beachten ist, erfahren Sie auf den nachfolgenden Seiten.

Sind Sie bereits als Kleinunternehmer tätig, zeigt dieses Merkblatt noch einmal alle erforderlichen Informationen rund um die Beibehaltung der Regelung auf.

I.    Vorteile

1.    Keine Umsatzbesteuerung

Das Wesensmerkmal der Kleinunternehmerregelung ist, dass betroffene Unternehmer nicht der Umsatzbesteuerung unterliegen. Sie können (und müssen) ihre Umsätze ohne Aufschlag der derzeit geltenden 7 % oder 19 % Umsatzsteuer (MwSt.) erbringen. Dies kann einen echten Wettbewerbsvorteil darstellen, wenn man so seine Leistungen günstiger anbieten kann als die Mitwettbewerber. In einigen Branchen, wie etwa im E-Commerce oder im kleingewerblichen Handel, beruhen ganze Geschäftsmodelle darauf, Leistungen ohne Umsatzsteuer anbieten zu können. Vertreiben Sie über eine fremde Online-Plattform Ihre Waren, benötigen Sie für den Plattformbetreiber eine Bescheinigung, dass Sie beim Finanzamt steuerlich registriert sind.

2.    Weniger Bürokratiepflichten

Der große administrative Vorteil der Kleinunternehmerregelung ist, dass der Kleinunternehmer wesentlich weniger Erklärungspflichtigen zu erfüllen hat als der regelbesteuerte Unternehmer. Vor allem muss er keine monatliche oder vierteljährliche Umsatzsteuer-Voranmeldung abgeben. Wird er grenzüberschreitend tätig, entfällt auch die Pflicht zur Abgabe sogenannter Zusammenfassender Meldungen. Ab dem Kalenderjahr 2024 besteht keine Pflicht mehr zur Abgabe einer Umsatzsteuererklärung. Dies gilt nur dann nicht, wenn der Kleinunternehmer vom Finanzamt zur Abgabe aufgefordert wird.

Zudem gelten für Kleinunternehmer vereinfachte Aufzeichnungspflichten. Verbunden mit der einkommensteuerlichen Einnahmen-Überschuss-Rechnung genügt regelmäßig die Aufzeichnung tatsächlich vereinnahmter und verausgabter Beträge. Einige Verpflichtungen wie etwa die Führung eines Rechnungsausgangsbuchs bleiben bestehen.

II.   Nachteile

Der einzig echte Nachteil der Kleinunternehmerregelung kommt bei Verlustsituationen und überwiegendem B2B-Geschäft zum Tragen, denn der Kleinunternehmer ist nicht berechtigt, aus den Eingangsleistungen den Vorsteuerabzug geltend zu machen. Hier sind reguläre Unternehmer bessergestellt, weil der Staat ihnen den „Umsatzsteuerverlust“ erstattet. Kleinunternehmer tragen diesen als Betriebsausgabe und können ihn später ggf. nur teilweise ertragsteuerlich geltend machen. Gleichwohl ist dieser Nachteil betragsmäßig eher gering. Zudem wird sich die Verlustperiode meist zeitlich in engen Grenzen halten.

Ein unechter Nachteil der Kleinunternehmerregelung besteht in dem Verwaltungsmehraufwand beim Übergang zur Regelbesteuerung. Der Wechsel der Besteuerungsform erfordert eine Reihe von Übergangsmaßnahmen. Das kann die Kleinunternehmerregelung insgesamt unattraktiv machen, wenn beispielsweise absehbar ist, dass schon im zweiten Jahr nach der Unternehmensgründung die Umsatzgrenzen für die Anwendung der Kleinunternehmerregelung überschritten werden.

Ferner kann ein psychologischer Nachteil daraus resultieren, wenn Geschäftspartner den Kleinunternehmerstatus erkennen und so auf eine geringe Unternehmensgröße schließen. Dies kann in bestimmten Branchen wie etwa im Dienstleistungsbereich die Auftragsentwicklung behindern.

III.  Voraussetzungen

1.    Kein Antrag

Die Anwendung der Kleinunternehmerreglung muss nicht beantragt werden. Werden die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt, gilt man automatisch als Kleinunternehmer. Man hat jedoch die Möglichkeit, auf die Anwendung der Sonderregelung zu verzichten. Hierfür muss ein formloser Antrag gestellt werden.

Die Kleinunternehmerregelung kann nicht in Anspruch genommen werden, wenn der Unternehmer im Ausland ansässig ist.

2.    Umsatzgrenzen

Das „Klein“ in Kleinunternehmer wird über den Unternehmensumsatz definiert.

Die Regelung ist grundsätzlich bis zu einem Jahresumsatz von 22.000 € anwendbar.

Maßgeblich ist die Summe der tatsächlich vereinnahmten Entgelte. Bestimmte steuerfreie Umsätze, wie z. B. aus ärztlicher oder unterrichtender Tätigkeit, bleiben außer Betracht. Auch Umsätze aus dem Verkauf von Anlagevermögen bleiben unberücksichtigt. Beim Handel mit Gebrauchtwaren bemisst sich die Umsatzgrenze nach dem Verkaufspreis und nicht nach der Marge. Wird die Umsatzgrenze überschritten, darf im Folgejahr die Kleinunternehmerregelung nicht mehr in Anspruch genommen werden. Dies gilt so lange, bis der Vorjahresumsatz die Grenze von 22.000 € wieder unterschreitet. Dieser Grenzwert ist ein Bruttobetrag, schließt also die Umsatzsteuer mit ein. Für das laufende Unternehmensjahr hat die Überschreitung der Umsatzgrenze grundsätzlich keine Auswirkungen.

Droht zum Jahresende die Nichteinhaltung der Umsatzgrenze, darf die Vereinnahmung von Umsätzen ins Folgejahr hinausgezögert werden. Entscheidend ist, dass der Unternehmer über die Geldmittel noch keine Verfügung hat. Daher sollte der eigene Umsatz als Kleinunternehmer regelmäßig in den Blick genommen werden.

Hinweis: Übt der Unternehmer seine Tätigkeit nur in einem Teil des Jahres aus, weil er sein Unternehmen erst unterjährig aufgenommen und/oder beendet hat, muss der tatsächliche Umsatz in einen Jahresumsatz hochgerechnet werden. Maßgeblich sind dabei grundsätzlich angefangene Kalendermonate. Wer etwa sein Unternehmer am 30. Juli eröffnet, gilt bis Jahresende als sechs Monate lang tätig. Der tatsächliche Umsatz ist für die Frage nach der Grenzunterschreitung zu verdoppeln. Eine tageweise Berechnung kann dann vorgenommen werden, wenn dies für den Unternehmer günstiger ist. Die Regelung gilt nur bei einer echten Unternehmensneugründung oder einer Unternehmensbeendigung. Entsprechend gilt sie z. B. nicht für Saisonbetriebe oder betriebsbedingte Umsatzschwankungen.

Neben der Umsatzgrenze für Vorjahre von 22.000 € existiert noch eine Grenze für die Höhe der prognostizierten Umsätze des laufenden Jahres. Der voraussichtliche Gesamtumsatz muss danach 50.000 € im laufenden Kalenderjahr unterschreiten. Hierzu muss der Unternehmer eine substantiierte Prognose dokumentieren. Erfolgt die Dokumentation nicht oder nur unzureichend und wird die Umsatzgrenze von 50.000 € überschritten, entfällt die Anwendbarkeit der Kleinunternehmerregelung nicht nur für das Folgejahr, sondern auch rückwirkend für das laufende Jahr. Alle vereinnahmten Umsätze müssen dann zwingend nachversteuert werden.

Wird die Grenze der prognostizierten Umsätze trotz einer anderslautenden, stichhaltigen Prognose doch überschritten, bleibt die Kleinunternehmerregelung für das laufende Jahr anwendbar. Aufgrund der zwangsläufigen Überschreitung der Grenze von 22.000 € entfällt jedoch die Anwendung der Regelung für das Folgejahr.

Eine Besonderheit gilt für das Jahr der Tätigkeitsaufnahme. Die Prognosegrenze ist hier nur 22.000 € statt 50.000 €.

IV. Wichtige Hinweise

1.    Rechnung

Der Kleinunternehmer ist nicht berechtigt, Umsatzsteuer in seinen Rechnungen auszuweisen. Dies gilt uneingeschränkt, auch für die Angabe des Steuersatzes in Kleinbetragsrechnungen. Daneben gelten jedoch – bußgeldbewährt – die gewöhnlichen Rechnungsanforderungen. Dennoch ausgewiesene Umsatzsteuer muss an das Finanzamt entrichtet werden. Das gilt ebenso, wenn nur der Bruttobetrag und ein Steuersatz angegeben werden.

Gegenüber Unternehmerkunden ist ein Hinweis auf die Nichtbesteuerung in den Ausgangsrechnungen hilfreich, aber nicht erforderlich. Die Formulierung kann daher frei gewählt werden, z. B. „Kein Ausweis von Umsatzsteuer nach § 19 UStG“.

Kleinunternehmer sind in bestimmten Fällen verpflichtet, eine Rechnung auszustellen. Dies gilt z. B. dann, wenn Bauleistungen ausgeführt werden. Ausgestellte Rechnungen müssen aufbewahrt werden.

2.    Freiwillige Besteuerung

Der Kleinunternehmer kann auf die Anwendung der Sonderregelung verzichten und sich freiwillig der Normalbesteuerung unterwerfen. Dies kann sinnvoll sein, wenn die oben beschriebenen Nachteile im konkreten Einzelfall besonders schwer wiegen.

Der Verzicht auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung kann für das laufende Jahr im Voraus oder auch – zeitlich begrenzt – rückwirkend erklärt werden. Möglich ist ein Verzicht grundsätzlich auch noch mit der Abgabe der Umsatzsteuerjahreserklärung.

Wird auf die Kleinunternehmerregelung verzichtet, erfolgt die Besteuerung wie bei einem gewöhnlichen Unternehmer im Sinne des Umsatzsteuergesetzes. Der Unternehmer hat insoweit alle Rechte und Pflichten des gewöhnlichen umsatzsteuerlichen Unternehmers.

Hinweis: Der Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung bindet den Betroffenen für mindestens fünf Kalenderjahre. In dieser Zeit kann nicht zur Kleinunternehmerreglung zurückgekehrt werden. Dies gilt auch für weitere Kalenderjahre, wenn kein Widerruf erfolgt.

3.    Nebenerwerb

Besonders geeignet ist die Kleinunternehmerregelung auch für Personen mit selbständigem Nebenerwerb. Dies gilt z. B. für den Angestellten, der in geringem Umfang nebenher als Autor oder Dozent tätig wird.

Hinweis: Auch der Nebenerwerb muss umsatzsteuerlich zwingend angezeigt werden. Allein die Erzielung von Einnahmen ist hierfür hinreichende Bedingung. Auf eine mögliche Gewinnerzielung kommt es nicht an. Die unterbliebene Unternehmensanzeige stellt steuerstrafrechtlich relevantes Verhalten dar.

Zudem ist die Kleinunternehmerreglung als Ergänzung meist ideal für Unternehmer, die mit ihrer Haupttätigkeit einer bestimmten Sonderform der Besteuerung unterliegen und in geringem Umfang Nebenumsätze erzielen. Dies betrifft etwa den Arzt, der in geringem Umfang steuerpflichtige Umsätze erzielt. Gleiches gilt für den Land- und Forstwirt, welcher mit dem Großteil seiner Umsätze der Durchschnittsbesteuerung unterliegt. Steuerfreie Umsätze können dabei in beliebigem Umfang erzielt werden. Für Land- und Forstwirte ist derweil Voraussetzung, dass ihre gesamten Umsätze (also auch diejenigen aus dem land- und forstwirtschaftlichen Betrieb) die Umsatzgrenzen unterschreiten, damit die Kleinunternehmerreglung für die Nebenumsätze in Anspruch genommen werden kann.

4.    Grenzüberschreitende Umsätze

Wird die Unternehmenstätigkeit auch grenzüberschreitend ausgeübt, sind Besonderheiten zu beachten. Dies gilt insbesondere für den Einkauf von Waren oder für bezogene Dienstleistungen. Kleinunternehmer können eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) beantragen. Allein aus der Erteilung der USt-IdNr. folgen noch keine zusätzlichen Steuererklärungspflichten.

Hinweis: Bei tatsächlicher grenzüberschreitender Betätigung können den Kleinunternehmer jedoch zusätzliche Steuerpflichten treffen. Weitergehende Hinweise enthält das Merkblatt „Kleinunternehmerregelung – Grenzüberschreitender Waren- und Dienstleistungsverkehr“.

Rechtsstand: 1.4.2024

Alle Informationen und Angaben in diesem Mandanten-Merkblatt haben wir nach bestem Wissen zusammengestellt. Sie erfolgen jedoch ohne Gewähr. Diese Information kann eine individuelle Beratung im Einzelfall nicht ersetzen.